O(a) Assistente Pessoal é responsável por gerenciar, organizar e facilitar a vida pessoal, familiar e logística da família, garantindo discrição absoluta, eficiência, confidencialidade e alto padrão de excelência.
Atua como ponto central de comunicação, antecipando necessidades e solucionando demandas complexas, muitas vezes em múltiplos países e fusos horários.
Principais Responsabilidades:
• Gestão completa de agendas pessoais e familiares;
• Interface com staff doméstico, motoristas, seguranças, governantas e fornecedores;
• Administração de compromissos médicos, cotianos e pessoais;
• Pagamentos, controle de despesas, reembolsos e prestação de contas das contas relacionadas à casa e aos seus funcionários e prestadores de serviço;
• Organização de eventos privados e recepção de convidados;
• Gestão de documentos sensíveis (passaportes, vistos, contratos, seguros);
• Suporte a mudanças para o Brasil, reformas na casa de São Conrado, compras de bens;
• Comunicação com bancos, escritórios de advocacia, contabilidade e family offices;
• Resolução de imprevistos com agilidade e confidencialidade;
• Supervisionar toda a residência, comunicando continuamente quaisquer observações/mudanças aos proprietários – sendo os “olhos e ouvidos” deles;
• Pesquisar e coordenar empresas para projetos na casa/propriedade e obter orçamentos/propostas em nome dos proprietários;
• Estar disponível para proprietários, funcionários ou outras partes envolvidas em caso de emergências;
• Monitorar e controlar compras;
• Supervisionar obra na casa de São Conrado;
• Participar de reuniões com arquitetos, engenheiros etc;
• Monitorar projetos no jardim ou acompanhar com câmera ao vivo junto com o proprietário;
• Fazer registros/gravações/vídeos de determinadas situações;
• Realizar tarefas externas conforme solicitação dos proprietários;
• Fazer compras de determinados produtos/materiais;
• Armazenar/guardar itens na residência para os proprietários;
• Analisar e coordenar projetos futuros;
• Ser flexível e vigilante para reconhecer situações de forma independente, a fim de reportá-las de maneira aberta;
• Auxiliar na tradução de documentos e reuniões;
Tarefas/responsabilidades quando os proprietários estiverem presentes:
Gestão da agenda, compromissos e atividades do proprietário sênior, incluindo sua preparação, transporte/condução e acompanhamento, tais como:
• Consultas médicas/odontológicas;
• Treinos de golfe;
• Caminhadas e trilhas;
• Dias de praia e esportes;
• Encontros com amigos ou participação em eventos sociais;
• Idas às compras;
• Treinamento pessoal e fisioterapia (em casa);
• Almoço entre atividades/compromissos.
Ferramentas Utilizadas:
• Microsoft Outlook / Google Workspace (agenda, e-mails, Drive);
• WhatsApp, Signal e Telegram (comunicação segura);
• Excel / Google Sheets (controle financeiro e relatórios);
• Notion / Trello / Asana (organização de demandas);
• Plataformas de viagens (agências concierge premium);
• Apps bancários e sistemas de pagamento internacionais;
• Sistemas de armazenamento seguro de documentos (Dropbox Business, OneDrive).